25.04.2022 13:26

Sallitut työhaastattelukysymykset ja tietojen kerääminen rekrytoinnissa

Työhaastattelun tarkoituksena on arvioida työnhakijoita avoinna olevan tehtävän edellyttämien valintakriteerien puitteissa. Työnantajan on tärkeää olla selvillä siitä, mitä työnhakijalta saa kysyä, sillä kaikenlaisten kysymysten esittäminen työhaastattelussa ei ole sallittua. Työhaastattelussa työnantajan mahdollisuuksia esittää kysymyksiä työnhakijalle ja kerätä tätä koskevia tietoja rajoittaa yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki (759/2004) eli ns. työelämän tietosuojalaki, yhdenvertaisuuslaki (1324/2014) sekä naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annettu laki (609/1986) eli ns. tasa-arvolaki. Työnantajan on myös huomioitava, että henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana on käsiteltävä yhteistoimintalaissa (1333/2021) tarkoitetussa vuoropuhelussa taikka yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa (1233/2013) tai työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella annetussa laissa (449/2007) tarkoitetussa yhteistoimintamenettelyssä.

Työnantaja voi työhaastattelussa kysyä hyvin laajasti työhön ja henkilön osaamiseen liittyviä asioita, sekä asioita, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen.

Kysymykset, jotka koskevat työnhakijan sukupuolta, ikää, etnistä tai kansallista alkuperää, kansalaisuutta, uskontoa, vakaumusta, mielipidettä, seksuaalista suuntautumista, perhesuhteita, poliittista toimintaa, tai ammattiyhdistystoimintaa eivät ole yleensä tarpeen avoinna olevan tehtävän hoitamiseksi, eikä tällaisia asioita ole siten sallittua kysyä. Pääsääntöisesti työnhakijalta ei voi myöskään kysyä hänen terveydentilatietojaan, luottotietojaan tai teettää hänellä huumausainetestiä. Näitä tietoja voidaan kerätä vain tehtävään valitulta henkilöltä, ja silloinkin ainoastaan, jos laissa säädetyt erityisedellytykset täyttyvät. Kuitenkin esimerkiksi terveydentilaa koskevat tiedot saattavat joskus olla tarpeellisia työtehtävien erityisluonteesta johtuen. Myös henkilöluottotietoja voidaan työhaastattelussa kysyä, jos se on olennaista tehtävän kannalta: Esimerkiksi työntekijä olisi vastuussa merkittävien taloudellisten päätösten tekemisestä.

Rekrytointiprosessissa työnantajan on syytä olla selvillä paitsi minkälaista tietoa hakijoista saa kerätä, niin mistä tietoa saa kerätä. Työnhakijasta voidaan kerätä vain sellaisia tietoja, jotka on hankittu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietojen kerääminen on tehtävän kannalta tarpeen myös muista lähteistä, on niiden käytölle edellytyksenä työnhakijan suostumus. Vaikka työnhakijan sosiaalisessa mediassa itsestään jakamat tiedot perustuvat vapaaehtoisuuteen, on työnantajan hankittava suostumus myös näiden tietojen käytölle. Nimenomaisen suostumuksen lisäksi myös työhakemukseen liitetty linkki työnhakijan omiin tietoihin sosiaalisessa mediassa voidaan tulkita suostumukseksi. Työnantaja ei siis lähtökohtaisesti saa etsiä työnhakijasta tietoa esimerkiksi hakukoneiden avulla.

Tarpeettomien kysymysten esittäminen ja tietojen kerääminen voi johtaa syrjintäolettamaan, joka tarkoittaa sitä, että työnantajalla on todistustaakka siitä, ettei syrjintää ole tapahtunut. Esimerkiksi perhesuhteiden ja siviilisäädyn selvittäminen työhönottomenettelyn yhteydessä voi aiheuttaa epäilyn sukupuoleen perustuvasta syrjinnästä, ja tällöin työnantajan pitää esittää näyttö siitä, että kyseiset seikat eivät ole vaikuttaneet valintapäätökseen. Työnhakijan on myös mahdollista pyytää selvitys siitä, miten kysytty tieto on työhönotossa välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellinen.

Työnantajan tulee suunnitella etukäteen mitä tietoja työnhakijoilta haastattelutilanteessa kysytään, jotta kysymykset ovat avoinna olevan tehtävän kannalta tarpeellisia ja työntekijän kokee ne asianmukaisiksi. Jos työhönotossa kysytään tarpeettomia kysymyksiä, voi työnhakija jättää vastaamatta niihin, vastata puutteellisesti tai antaa epätäydellisen vastauksen. Asialliset ja perustellut kysymykset sekä hyvä haastatteluilmapiiri ovat onnistuneen rekrytoinnin perusedellytyksiä - tehtävään saadaan paras osaaja eikä prosessista synny oikeudellista jälkipyykkiä.

Tiina Häyhä, Senior HR Advisor, HR Legal Services Oy